Det lyder godt nok som en almindelighed, men jeg har oplevet mange eksempler på det modsatte. Problemet er at man får et system som er unødigt tungt, trægt og ressourcekrævende.
Jeg kan nævne 4 typiske situationer (der er sikkert mange andre):
Man har haft et problem engang og implementeret en løsning. Denne løsning fastholdes selv om ændrede forhold har gjort problemet uaktuelt. I ældre organisationer kan det blive et voksende problem, og for 10-15 år siden talte man meget om ”business process reengeneering” hvor man skrotter de gamle forretningsgange og designer et helt nyt sæt svarende til dagens situation. For en stor virksomhed er det selvfølgelig et risikabelt projekt, og jeg kender ikke nogen større virksomheder der har gennemført en egentlig reengeneering, men der er sikkert mange der har anvendt ideerne til en delvis renovering. Og så kan det være brugt på virksomheder uden veldefinerede processer eller hvor processerne slet ikke fungerer.
Man har haft et problem ét sted i virksomheden, og man ønsker løsningen implementeret generelt. Det har jeg set mange eksempler på i den danske afdeling af en amerikansk virksomhed. Det var på alle niveauer og i alle sammenhænge. Lige fra forretningsregler vedrørende kundekontakt til personaleforhold og de mere kuriøse som fx at der i ”code of conduct” stod at man ikke må medbringe skydevåben på arbejdspladsen. Mange af besværlighederne kan føres tilbage til at lovgivning (fx vedr. ansvar) er anderledes i USA end i Europa, og at der i USA ikke er et minimum af tillid til de ansatte. Danmark er nok et af de lande i verden der scorer højst på gensidig tillid.
Man har et problem, men man iværksætter en forkert eller alt for bred løsning. Dvs. en løsning der retter sig mod andre problemer end det aktuelle. Det hænger naturligvis sammen med manglende forståelse for problemets natur og årsag, og det får mig til at tænke på den simple
problemløsningsmodel som bl.a. kendes fra ”Getting to Yes”.
Den gamle konsulent kommer forbi og siger: ”I gør det helt forkert. Den rigtige fremgangsmåde er sådan her …”. Det kan meget vel være at han/hun har ret, men hvis fremgangsmåden virker besværlig eller kompliceret, så afspejler den sikkert løsninger til en lang række problemer som andre har haft. I så fald bør man overveje om den kan forenkles.
Unødvendige løsninger forringer produktiviteten. Det bør derfor indgå i en regelmæssig gennemgang af virksomhedens processer (fx som en del af kvalitetsstyringsystemet), at unødvendige aktiviteter elimineres. Se mere under Produktivitet.